RechnungPro X
Bildschirmfoto der Einstellungen in RechnungPro X

Rechnungen, schnell und einfach erstellt

Mit Hilfe der Einstellungen steuern Sie das Verhalten von RechnungPro X, legen Vorgabetexte fest, die dann automatisch in Rechnungen und eMails verwendet werden, fügen Ihr Firmenlogo bzw. Briefpapier ein.

Einstellungen


Die vielfältigen Einstellmöglichkeiten sind auf verschiedene (Unter-)Bildschirme verteilt.

Sie erreichen die Einstellungen durch den Menübefehl Einstellungen aus dem RechnungPro Menü oder mit dem Tastaturkürzel CMD , (Command-Taste und Komma). Beim ersten Programmstart werden Ihnen die Einstellungen automatisch angezeigt.

Nehmen Sie sich bitte die Zeit und gehen die einzelnen Bereiche der Einstellungen gründlich durch und tragen Ihre Angaben ein und speichern diese. Wenn Sie einen Bildschirm verlassen, ohne zu speichern, werden Ihre Änderungen in diesem Bildschirm verworfen.
  • Firmendaten

    Firmendaten

Anschrift


Im Bildschirm Anschrift tragen Sie die Anschrift Ihrer Firma ein. Außerdem legen Sie die Währung, in der RechnungPro X arbeitet, fest.

Mit der Anzahl der Nachkommastellen können Sie festlegen, wie genau RechnungPro X rechnet.

Kommunikation


Im Bildschirm Kommunikation verwalten Sie die Kommunikationsdaten Ihrer Firma. Diese Angaben werden z.B. auf dem Briefkopf mitgedruckt.
  • Daten

    Daten

  • Daten

    Daten

Konten


Im Bildschirm Konten können Sie zwei Bankverbindungen Ihrer Firma sowie die PayPal Adresse - sofern vorhanden - eintragen.

Diese Angaben werden ebenfalls auf dem Briefkopf mitgedruckt.

Für Kunden in der Schweiz besteht die Möglichkeit eine QR-IBAN einzugeben (Feld ist nur sichtbar, wenn das Land auf "CH" steht), um so bei PDF-Rechnungen automatisch eine QR-Bill zu erzeugen. (Neu ab Version 3.8)

Steuer- und ID-Nr.


In Deutschland müssen Rechnungen entweder die Steuernummer oder alternativ die Umsatzsteueridentnummer des Rechnungsstellers beinhalten. Tragen Sie also bitte eine der beiden Angaben ein.

Falls Ihre Firma in einem Handelsregister geführt wird, tragen Sie bitte die Handelsregisternummer in das entsprechende Feld ein.

Sollte Ihre Firma in einer Branche tätig sein, für die zusätzliche Angaben vorgeschrieben sind, geben Sie die Daten bitte in das Feld ein.

Diese Angaben werden im Briefkopf verwendet.
  • Firmendaten

    Firmendaten

  • länderspezifisch

    länderspezifisch

Mehrwertsteuer


Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen ins Ausland liefern, müssen Sie u.U. die im Zielland geltende Mehrwertsteuer in Rechnung stellen. Details zu den für Sie geltenden Steuerregelungen erhalten Sie bei Ihrem Steuerberater. Eine Übersicht zum Thema finden Sie bei der EU: Umsatzsteuerregeln

Wählen Sie bitte zuerst das Land aus der Werteliste aus. Tragen Sie dann den verminderten und den normalen Mehrwertsteuersatz ein und speichern diese Angaben.

RechnungPro verwendet die eingetragenen Sätze bei der Neuanlage eines Finanzvorgangs für das entsprechende Land und trägt die Sätze dann fest in den Vorgang ein.

Nummernkreise


Wählen Sie bitte aus, wie der von RechnungPro verwendete Nummernkreis für Finanzvorgänge aufgebaut sein soll.

Die Abkürzungen stehen für folgende Werte:
  • MM - Monat, also z.B. 04 für April
  • JJJJ - Jahr, vierstellig, also z.B. 2020
  • ART - Angabe zur Art des Vorgangs, also z.B. RG für Rechnung
  • xxx - fortlaufende Nummer, zwei-, drei-, vier- oder fünfstellig

Mit Hilfe der Funktion "Zählerstände eintragen" können Sie einmalig, vor der Anlage des ersten entsprechenden Vorgangs, den Startwert festlegen. So können Sie, bei einem Wechsel von einer anderen Software, Ihre Nummern nahtlos fortsetzen.

Falls Sie mit Kundennummern arbeiten können Sie hier festlegen das diese automatisch erstellt werden.
  • Voreinstellungen

    Voreinstellungen

  • Eingabe

    Eingabe

Zahltexte


Geben Sie bitte die Zahlungstexte für jede hinterlegte Zahlungsweise für jede Vorgangsart ein. Die Zahlungsweisen können Sie im Bildschirm Wertelisten nach Bedarf ergänzen/ändern.

Sie können die Platzhalter {TAGE} für die Tage Zahlungsziel und {DATUM} für das Zahlungsdatum verwenden. Beide Platzhalter werden dann im Vorgang durch die konkreten Werte ersetzt. Für Ihre Paypal Adresse können Sie den Platzhalter {PAYPAL} nutzen.

Texte


Sie können bei jedem neuen Vorgang automatisch den Vor- und Nachtext (siehe Finanzvorgang > Texte) ausfüllen lassen und einen Text für den eMail Versand vorgeben. Die entsprechenden Texte geben Sie bitte in diesem Bildschirm ein.

Oben ist jeweils das Feld für den Vortext (wird oberhalb der Positionen ausgegeben), darunter das für den Nachtext (wird unterhalb der Postionen/Summierung ausgegeben) und unten das für den eMail Versand.

Klappen Sie durch einen Mausklick auf die Vorgangsart den Bereich auf, um Zugriff auf die zugehörigen Textfelder zu erhalten.

Bei den eMail Texten stehen Ihnen verschiedene Platzhalter zur Verfügung.
  • Vorgabewerte

    Vorgabewerte

  • Vorgabewerte

    Vorgabewerte

Wertelisten


RechnungPro verwendet an verschiedenen Stellen Wertelisten, z.B. für die Zahlungsweise der Kunden, Artikeleinheiten. Warengruppen, Belegarten etc.

In diesem Bildschirm können Sie die hinterlegten Werte der Wertelisten zentral bearbeiten. Sie können die Wertelisten aber auch direkt an Ort und Stelle bearbeiten.

SMTP Einstellungen


Wenn Sie eMails direkt aus RechnungPro versenden möchten, geben Sie bitte Ihre Zugangsdaten für Ihren Postausgangsserver (SMTP-Server) ein.
  • SMTP: Absenderadresse, z.B. info@rechnungpro.de
  • Server: Postausgangsserver, z.B. smtp.rechnungpro.de
  • Benutzer: Benutzerkonto auf dem Server, z.B. info@rechnungpro.de
  • Port: Port, auf dem Sie sich mit dem Server verbinden, z.B. 465 oder 587
  • Kennwort: das Passwort des Benutzer, also z.B. geheim1234
  • eMail Signatur: Eingabefeld für einen Signaturtext, der am Ende der eMail ergänzt wird.

Nachdem Sie Ihre Daten eingegeben haben können Sie testen, ob Ihre Eingaben korrekt waren und vom Server akzeptiert werden. Die Taste SMTP testen versucht eine eMail an Ihr eigenes Konto zu senden.
  • Einstellungen

    Einstellungen

Druckeinstellungen


Im Bildschirm Druckeinstellungen können Sie Vorgabewerte für die Druckausgabe festlegen.
  • Briefkopf drucken - An- und Abschalten des Briefkopfs
  • Absenderzeile drucken - An- und Abschalten der Ausgabe der Absenderzeile
  • PDF Vorlagen auch im Druck nutzen - Verwendung der PDF-Vorlage als Hintergrundbild im Druck
  • Artikelnummer drucken - An- und Abschalten der Artikelnummer
  • „Bezahlt“ Stempel auf Rechnungen - Ausgabe eines roten „Bezahlt“ Bildes in Stempelform auf vollständig bezahlten Rechnungen
  • Bezeichner - Text, der als Beschriftung der Artikelspalte gedruckt werden soll.
  • Zeichensatz / Größe - Einstellung für die verwendete Schriftart, -schnitt und -größe

PDF-Ausgabe


Mit Hilfe der Einstellungen in diesem Bildschirm können Sie die PDF Ausgabe von RechnungPro beeinflussen.

Wählen Sie bitte die PDF Vorlage aus der Liste aus oder fügen mit der + Taste neue Vorlagen hinzu.

Durch Angabe von individuellen Randeinstellungen können Sie den bedruckbaren Bereich genau festlegen. Zur Kontrolle Ihrer Einstellungen können Sie sich eine Vorschau anzeigen lassen.

Der Ordner, in dem die fertigen PDF Dateien gesichert werden, wird Ihnen in der PDF Dateiablage angezeigt. Sie können diesen Ordner mit Hilfe der gleichnamigen Taste Öffnen, um alle gespeicherten PDF-Dateien zu sehen.

  • In-App-Kauf

    In-App-Kauf

Mahnwesen


Das Mahnwesen ist eine kostenpflichtige Erweiterung für RechnungPro, die per In-App-Kauf freigeschaltet werden kann.

Bis das Mahnwesen freigeschaltet wurde können Sie keine Änderungen an den Werten vornehmen.

Sie können Fristen, Zeiträume, Gebühren, Zinsen und Textvorgaben eintragen, um Ihre Zahlungserinnerungen und Mahnung zu konfigurieren. Alle Angaben können außerdem direkt in der jeweiligen Zahlungserinnerung, Mahnung bzw. dem Anschreiben an den Anwalt auch noch individuell angepasst werden.

Mandanten


Die Mandanten sind kostenpflichtige Erweiterungen für RechnungPro, die per In-App-Kauf freigeschaltet werden kann. Bis Mandanten freigeschaltet wurden können Sie keine Änderungen an den Werten vornehmen.

Ein Mandant ist eine zusätzliche Firma, die, getrennt von den anderen Firmendaten, in RechnungPro X verwaltet werden kann. Jeder Mandant hat seine eigenen Einstellungen, Adressen, Artikel, Finanz- und Zahlungsdaten. Sobald einer oder mehrere Mandanten freigeschaltet wurden, können Sie bequem in der Schaltzentrale über eine Auswahlliste zwischen den Mandanten wechseln.

Sie können wahlweise einzelne Mandanten per In-App-.Kauf erwerben (2. bis 5. Mandant) oder gleich das Paket mit beliebig vielen Mandanten. Wenn Sie mehr als fünf Mandanten benötigen, ist das Paket die richtige Wahl.

Sobald Sie einen oder mehrere Mandanten erworben haben können Sie im Bildschirm Mandaten in den Einstellungen neue Mandanten anlegen. Sollte der neue Mandant die Anzahl an erworbenen Mandantenlizenzen überschreiten, erscheint eine Warnmeldung und anschließend das In-App-Kauf Fenster.
  • In-App-Kauf

    In-App-Kauf

  • In-App-Kauf

    In-App-Kauf

PushOver-Service


Der PushOver Dienst ist eine kostenpflichtige Erweiterung für RechnungPro, die per In-App-Kauf freigeschaltet werden kann.
Bis der PushOver Dienst freigeschaltet wurde können Sie keine Änderungen an den Werten vornehmen.

PushOver betreibt unter https://pushover.net/ einen Benachrichtigungsdienst, mit dessen Hilfe Sie Ihren Kunden Benachrichtigungen direkt auf deren Geräte (Mobiltelefone oder Desktop Rechner) senden können. Die Empfänger müssen dafür den PushOver Client im AppStore oder PlayStore kaufen und installieren.

Synchronisierung


RechnungPro X wird als nicht-netzwerkfähige Einzelplatzversion ausgeliefert und ist darauf ausgelegt von einem Benutzer verwendet zu werden. Ein oft geäußerter Kundenwunsch ist die Synchronisierung zwischen zwei oder mehreren Rechnern eines Benutzers, also z.B. zwischem dem iMac im Büro und dem MacBook Pro unterwegs. Die dafür von Apple vorgesehenen Funktionen („CloudKit“) sind leider sehr aufwendig zu implementieren und für datenbankgestützte Anwendungen (wie RechnungPro X es ist), nicht wirklich optimal.

Deshalb geht RechnungPro X einen etwas anderen Weg - auf Wunsch wird die Datenbankdatei im iCloud Drive abgelegt und von dort mit den einzelnen Rechnern synchronisiert. Dafür muß nur einmalig eine Sicherheitsgenehmigung vom Anwender erteilt werden (damit RechnungPro X auf eine Datei ausserhalb seiner „Sandbox“ zugreifen darf). Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist kopiert RechnungPro X beim Start zuerst die Datenbankdatei aus dem iCloud Drive auf den Rechner und nutzt diese. Beim Beenden wird die Datenbankdatei automatisch ins iCloud Drive kopiert.

Achtung - experimentelle Funktion

Auch wenn die Synchronisierungsfunktion sorgfältig getestet wurde ist sie derzeit noch im experimentellen Status und die Benutzung geschieht auf eigene Gefahr! Das Kopieren der Datenbankdatei auf einen Cloudserver kann immer fehlschlagen oder zeitlich so stark verzögert sein, das nicht die aktuelle Version auf dem Server liegt.

Legen Sie deshalb bitte regelmäßig Datensicherungen (z.B. per TimeMachine) an, um im Fall eines Problems Ihre Daten wiederherstellen können.

Datensicherung


RechnungPro X speichert wichtige Daten Ihrer Unternehmung - Ihre Angebote, Aufträge, Rechnungen, Artikel, Kunden etc. in einer sicheren, verschlüsselten Datenbank auf Ihrem Rechner.

Diese Datenbank ist das Kernstück von RechnungPro X und sollte deshalb so gut wie möglich gegen Beschädigung und/oder Verlust gesichert werden.

Es wird empfohlen eine regelmäßige automatische Datensicherung durchzuführen. Abhängig von Ihrer Nutzung von RechnungPro X kann eine tägliche, wöchentliche oder monatliche Sicherung gewählt werden. Arbeiten Sie täglich mit RechnungPro X und erstellen neue Daten, dann sollten Sie z.B. die tägliche Datensicherung wählen.

Version 3.9.6 jetzt verfügbar